Verfahrensdokumentation

Immer häufiger kommt es vor, daß Betriebsprüfer eine Verfahrensdokumentation nach Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen.

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt organisatorische und technische vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen.

Die Verfahrensdokumentation muss vollständige und nachvollziehbare Informationen über:

• Listenpunktdie Führung elektronischer Bücher,
• die Umsetzung der gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten sowie
• die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zur Gewährleistung der beiden vorgenannten Punkt

beinhalten.

Ein sachverständiger Dritte wird mit der Verfahrensdokumentation in die Lage versetzt sich einen Überblick über alle relevanten Geschäftsprozeße zu verschaffen. Zum Beispiel:

• wie entstehen buchhalterische Daten
• übertragen Schnittstellen vollständig und richtig die Daten
• wie werden entsprechende Kontollen (z.B. internes Kontrollsystem) durchgeführt